Reuniões on-line: saiba como fazer!

Com o avanço da pandemia do novo coronavírus, algumas das maiores empresas do mundo decidiram “fechar” seus escritórios e adotar o trabalho remoto para evitar a proliferação do vírus e proteger seus funcionários. Com isso, muitas das reuniões entre as equipes começaram a ser feitas por videoconferência por meio de plataformas que oferecem suporte para que elas acontecem.

É o caso da Zoom Meetings, uma ferramenta de videoconferência voltada para ambientes corporativos que suporta reuniões com até 500 participantes e 10 mil expectadores no modo webinar. Muito utilizada no meio empresarial, a solução se destaca pela estabilidade da conexão em qualquer dispositivo. O serviço funciona via navegador e em aplicativos para Windows, macOS, Linux, iPhone (iOS) e Android. Há também compatibilidade com serviço dial-in, que permite participar apenas com áudio por meio de ligação telefônica convencional.

 

Como funciona
O funcionamento do Zoom Meetings é semelhante a outras soluções do segmento. O administrador da reunião pode criar uma sala e enviar um convite via e-mail ou link para qualquer pessoa participar, mesmo que não tenha uma conta no serviço. Basta acessar via navegador ou pelo aplicativo e digitar um nome para entrar.

O usuário que controla a sessão precisa ter o programa instalado para ter acesso às principais funções, como colocar membros no mudo e controlar o compartilhamento de tela. O gestor pode configurar para que apenas ele possa compartilhar sua própria tela, ou permitir que outros usuários o façam também de forma simultânea.

São três cenários de uso: para conferências, em que um dos membros apresenta para um público interativo de 100 a 500 pessoas; para reuniões, em que até 500 participantes têm as mesmas atribuições e 49 podem aparecer na tela simultaneamente; e o modo webinar, em que é possível expandir a audiência para até 10 mil participantes com direito apenas de visualizar.

 

Recursos
Uma reunião, webinar ou conferência no Zoom Meetings oferece chat em tempo real, transferência de arquivos, controle de microfones, quadro de anotações e compartilhamento de tela de um ou mais membros com funções avançadas. É possível, por exemplo, compartilhar um material do computador e liberar o acesso para outra pessoa interagir com ele e fazer marcações.

O administrador de uma reunião também pode separar participantes em grupos com videochamadas independentes para uma atividade pontual, e trazer todos de volta para uma única sala virtual após um determinado período.

As chamadas podem ser gravadas em vídeo ou apenas áudio e armazenadas na nuvem do Zoom ou obtidas em um arquivo MP4 que pode ser reproduzido em qualquer player. Nos planos mais avançados, é possível adicionar transcrição automática da reunião.

É possível integrar o software ao calendário da empresa para marcar reuniões e obter lembretes, assim como obter uma série de relatórios de participação, incluindo o monitoramento de atividade – é possível saber, por exemplo, quais membros minimizaram o vídeo no meio da reunião.

Funções adicionais podem ser obtidas por meio de integrações com serviços de terceiros, como Google Agenda, Google Drive, Dropbox, IFTTT, Outlook, Skype e Salesforce.

 

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Com informações: Techtudo